INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACION DE UNA FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCESO



ÍNDICE


OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABILIDAD
CONSIDERACIONES GENERALES
PROCEDIMIENTO
ANEXOS



OBJETIVO


Establecer un formato denominado "Ficha de Descripción de Proceso", en el que se detalle: las actividades, alcance, actores e información necesaria para la descripción y comprensión de un proceso; ficha que al encontrarse debidamente llena sirva como documento de soporte y consulta para la posterior elaboración de un Manual Especifico.

ALCANCE


Está dirigido a todos los servidores públicos aduaneros que participan directa o indirectamente en la generación, actualización y mejoras de los procesos a través de la elaboración de los documentos denominados "Ficha de Descripción de Proceso".

RESPONSABILIDAD


La aplicación, cumplimiento y seguimiento de lo establecido en el presente instructivo es responsabilidad de la Coordinación General de Proyectos y Sistemas, sus Direcciones, Jefaturas y servidores públicos aduaneros del área.

CONSIDERACIONES GENERALES


La ficha de descripcion de proceso se debe elaborar previo a la elaboracion del manual especifico relacionado con un determinado proceso.
La ficha de descripcion de proceso, consiste en un formato preestablecido.
El texto de la Ficha de Descripción de un Proceso deberá estar escrito con tipo de letra Garamond, tamaño de fuente 12.

PROCEDIMIENTO

1. Llenar la seccion del Encabezado de la Ficha de Descripción de Proceso (formato preestablecido del documento adjunto) con la siguiente información:

1.1. Proceso: Se debe indicar el nombre del proceso que se va a describir.

Ejemplo: REEMBARQUE OBLIGATORIO

1.2. Código: Se escribira la palabra "Código" seguido de los dos puntos (:) y espacio, escrito en mayúscula solo la primera letra de la palabra y sin negritas; y a continuación se escribe el Código del documento en mayúsculas y negritas, que debe constar de los siguientes tres (3) elementos: Siglas de la Coordinacion Responsable de la Emisión del Documento, seguida de un guion (-), Tipo de Documento, seguido de un guion (-), y la Numeración del documento, conforme las siguientes definiciones:

1.2.1. Las Siglas de la Coordinacion Responsable de la Emisión del Documento.- corresponde a las siglas de la Coordinacion o Gerencia en donde se elabora el documento, y se asignarán de conformidad con el Instructivo para la Codificacion de la Documentación.

1.2.2. El Tipo de Documento.- Las siglas para los documentos denominados Ficha Proceso es FP.

1.2.3.La Numeración del Documento.- Corresponde a un número de 5 digitos que son registrados de conformidad a los procesos establecidos en Mapa de Procesos de la Organización y el Estatuto Organico Funcional por Procesos. Teniendo en consideracion las siguientes especificaciones:

1.2.3.1. Si el tipo de proceso es Gobernante la numeracion secuencial iniciara con el numero 1, si el proceso es Agregador de Valor la numeracion inicia con 2, y si el proceso es Habiltante inicia con 3, y a continuacion se escribira punto (.).

1.2.3.2. Si el proceso es Gobernante, continuara con la siguiente numeracion: 1 si el procesos es de Direccionamiento Estrategico y 2 si el proceso es de Gestion Estrategica. Si el proceso es Agregador de Valor la numeracion continuará con: 1 si el proceso es de Regulación, 2 si el proceso es de Gestion Aduanera y 3 si el proceso es de Vigilancia y Control. Y si el proceso es Habilitante continuara con la siguiente numeracion: 1 si el proceso es de Gestion Documental, y a continuación se escribira punto (.).

1.2.3.3. Los tres (3) ultimos digitos de la numeracion del documento corresponden al numero secuencial siguiente del número del último documento elaborado, correspondiente al tipo de documento al que pertenece, como el siguiente ejemplo:

CPS-FP-2.1.010

1.3. Fecha: Se anotará el mes y año en el cual se elaboró la Ficha de Descripción del Proceso.

Ejemplo: Marzo/2010

1.4. Versión: Se escribirá 1 para el primer documento elaborado, 2 cuando el primer documento haya sido modificado y así sucesivamente 3, 4, etc.

1.5. Objetivo: Se indicará el propósito o finalidad del proceso. Es decir, para qué” sirve el proceso o “por qué“ hacemos las distintas actividades que lo componen.

Ejemplo: Definir las actividades administrativas y operativas que se realizan para ejecutar un proceso de Reembarque Obligatorio.

1.6. Propietario: Se escribirá el nombre del cargo a quien se asigna la mayor incidencia y responsabilidad global del proceso: ejecución, control y mejora, con capacidad de actuación y liderazgo para involucrar a los actores y clientes del producto generado por el proceso.

1.7. Alcance: Se define en forma general, donde empieza, que incluye y donde finaliza el proceso, también permite determinar las vinculaciones con otros procesos. Previo a la redaccion del Alcance es recomendable definir las entradas, salidas provedores, clientes es decir quienes se involucran en el proceso. Tambien se puede indicar lo que no incluye el proceso.

Ejemplo: El proceso se inicia con la determinación de mercancias de prohibida importación por parte de los funcionarios de Zona Primaria o Despacho, incluye los procesos administrativos, juridicos y operativos relacionados con el reembarcque de las mercancías de prohibida importación y finaliza con el informe de reembarque realizado por funcionarios de Zona Primaria o del Servicio de Vigilancia Aduanera. Se excluye el Decomiso Administrativo.

De manera mas específica se registra en:

1.7.1 Entrada(s): Elementos que sufren transformación o la permiten (pueden ser elementos materiales, recursos humanos, documentos, información, etc.).

Ejemplo: Informe de hallazgo de mercancías de prohibida importación, solicitud de reembarque.

1.7.2. Proveedor(es): Las personas (cargos), áreas u organizaciones que proporcionan las entradas.

Ejemplo: Director de Despacho y/o Zona Primaria, Agente de aduana, Importador

1.7.3 Salida(s): Resultado de la ejecución del proceso que se entrega al usuario (información, documentos, servicios,...).

Ejemplo: Providencia de Autorización de Reembarque, Informe de Reebarque Realizado

1.7.4. Cliente(s): El destinatario del producto/servicio generado por el proceso.

Ejemplo: Agente de Aduana, Importador.

1.7.5. Normativa aplicable: Se registrará el conjunto de disposiciones vigentes en materia aduanera, tributaria, etc., tales como: Ley Orgánica de Aduanas y su Reglamento a la Ley Orgánica de Aduanas y demás disposiciones complementarias, así como las emitidas por otros organismos competentes aplicables por la Aduana.

Ejemplo:
LOA: Art. 42.
RLOA: Arts. 44, 45, 52, 64

2. Llenar la seccion de la Descripcion del Proceso de la Ficha de Descripción de Proceso (formato preestablecido del documento adjunto) con la siguiente información:

2.1. Registrar el numero del orden de la Actividad: El numero sera secuencial e iniciara con el 1.

2.2. Registrar las Actividades: Se escribira cada una de las actividades a realizar para llevar a cabo la ejecución del proceso o la obtención del servicio. La actividad debe ser redactada de manera sencilla o resumida (maximo 4 o 5 palabras sin contar con las monosilabas), que puedan ser usadas las mismas en el flujograma de dicho proceso.

Ejemplo: Recepción de informe de mercancías de prohibida importación

2.3. Registrar la Descripcion: Se ampliara el detalle de la actividad: la forma específica de desarrollar la actividad, los tiempos, plazos, etc.; se indicarán las consideraciones o notas adicionales referentes a determinada actividad que deberán tenerse en cuenta para su ejecución. En caso de existir, se incluirá el nombre del instructivo que procedimente la actividad.

2.4. Responsable: Se especificará el cargo de la persona de la Corporación Aduanera Ecuatoriana u Operador de Comercio Exterior que realiza la actividad.

Ejemplo: Gerente Distrital

2.5. Documentacion Generada: Se indicarán los documentos que son generados en el cumplimiento de los procedimientos.

Ejemplo: Providencia de Autorizacion.

3. Llenar la seccion Indicadores de la Ficha de Descripción de Proceso (formato preestablecido del documento adjunto).- En esta seccion se deberan definir las variables que permitiran medir la eficacia y eficiencia del proceso a fin de poder mejoralo, con la siguiente información:

3.1. Numeral: Se representan en números arábicos de forma consecutiva.

Ejemplo: 1,2,3…

3.2. Nombre Indicador: Se debe registrar con un nombre descriptivo único.

Ejemplo: Eficacia Administrativa

3.3. Parámetros de Medición: Variables, datos o factores que se toma como necesario para analizar o valorar el proceso.

Ejemplo: Tiempo de Actividades Administrativas de Reembarque Obligatorio

3.4. Resultado deseable: Son las respuestas obtenidas del proceso, para medir su cumplimiento.

Ejemplo: 8 horas

3.5. Instrumento o técnica de recolección: Cualquier recurso de que se vale para extraer información y evaluar los cumplimientos de los procesos.

Ejemplos:
Automático a través del workflow.
A través del Discovery

3.6. Periodicidad: Frecuencia con que se estima realizar las evaluaciones de los indicadores. Pueden ser por ciclo, mensual, trimestral, semestral, anual o espacio de tiempo que incluye la duración de algo.

Ejemplo: Mensual

4. Llenar la seccion Historico de Cambios de la Ficha de Descripción de Proceso (formato preestablecido del documento adjunto), con la siguiente información:

4.1. Versión: Número de edición del proceso. Cada revisión que implique modificación, será una nueva edición.

Ejemplo: 1

4.2. Breve Resumen de Modificaciones: Se sintetizará los cambios ocurridos en el proceso.

Ejemplo: Se cambiaron las actividades 1 y 5, se eliminaron las actividades 8 y 10 del proceso se aumento la actividad 12.

4.3. Responsable: Funcionario que realiza los cambio.


4.4. Fecha: Fecha en que realizan los cambioSe sintetizará los cambios ocurridos en el proceso.

4.5. Elaborado 1, 2: Campo en el cual se registrará (constara Nombre y Apellido) y sumillará (con pluma azul) el (los) servidor (es) público (s) aduanero (s) que haya (n) elaborado la Ficha de Descripción de un Proceso. En la parte inferior de dicho campo se deberá colocar la fecha de elaboración, es decir, mes y año.

Ejemplo:
Timmy García
Marzo/2010

4.6. Revisado 1, 2: Campo en el cual se registrará y sumillará el (los) servidor (es) aduanero (s) que hayan revisado la Ficha de Descripción de un Proceso. En la parte inferior de dicho campo se deberá colocar la fecha de revisión, es decir, mes y año.

Ejemplo:
Alberto Galarza
Marzo/2010

4.7. Aprobado: Campo en el cual registrarán y sumillarán las Coordinaciones Generales o Gerencias Distritales involucradas, una vez que ha sido aprobada la ficha de Descripción de Proceso. En la parte inferior de dicho campo se deberá colocar la fecha de aprobación, es decir, mes y año.

Ejemplo:
Jose Rodriguez
Marzo/2010

ANEXOS