1. OBJETIVO

Estandarizar los procedimientos de recepción, registro, derivación, elaboración de respuesta y remisión de la documentación oficial interna y externa, administrada por las áreas de Secretaría y Recepción Documental de la Corporación Aduanera Ecuatoriana.

2. ALCANCE

Este manual está dirigido a todo el personal de la Corporación Aduanera Ecuatoriana.


3. RESPONSABILIDAD

La Dirección de Secretaría General de la Gerencia General, es responsable de verificar el cumplimiento del Manual a nivel Nacional.
Es responsabilidad de todos los servidores públicos aduaneros a quienes se les distribuya la documentación oficial, dar respuesta a todas las hojas de trámites ingresadas y asignadas a su inbox; y registrar en el SIA todas las acciones realizadas.

4. CONSIDERACIONES GENERALES

4.1 Control de Documentos Oficiales Internos

Los documentos internos podrán ser dirigidos directamente a cada departamento o área de la Corporación Aduanera Ecuatoriana. Sin embargo, cuando sean dirigidos directamente al Gerente General deberán ser ingresados a través de la Dirección de Secretaria General para la derivación correspondiente.

Todos los documentos impresos internos deberán poseer una única Hoja de Trámite en el SIA (Sistema Interno Aduanero), misma que será registrada en el Sistema de Trámite Documental de dicho módulo informático, impresa en el área donde se origine y adjunto al documento hasta la finalización del trámite correspondiente. Una vez ingresada la comunicación al área de destino, ésta mantendrá la misma numeración de Hoja de Trámite original sin necesidad de generar una nueva. Los servidores públicos aduaneros deberán registrar en el SIA las acciones tomadas para dicho documento impreso. En el caso de requerirse una nueva impresión de la Hoja de Trámite para archivarla o adjuntarla a copias de documentos, podrá realizarse nuevamente a través del SIA.

Los asignados de cada departamento o área son los responsables de revisar la documentación y cumplir con todas las normas de control de documentos y manejo de documentación oficial.


4.2 Control de Documentos Oficiales Externos


Para que el documento externo sea considerado oficial deberá ingresar por las Direcciones de Secretaria General o por la Jefatura de Documentación y Archivo según corresponda; estar dirigido al Gerente General o en menor jerarquía a los Coordinadores Generales y Gerentes Distritales, según sea de su competencia.

En cuanto a la documentación externa destinada a las áreas operativas, estas podrán ingresar a través de las áreas respectivas de recepción de documentos, según convenga para mayor fluidez de trabajo.

El control de un documento oficial externo se inicia al momento de su ingreso a la Dirección de Secretaria General, Jefatura de Documentación y Archivo o Área de Recepción Documental de departamento operativo aduanero distrital, mediante su registro en el SIA (Sistema Interno Aduanero), generando en el mismo una numeración de hoja de trámite, con la cual se podrá dar seguimiento al flujo que ha tenido determinado trámite; es decir, a que servidores públicos ha sido derivado, el tiempo de respuesta y las acciones tomadas o disposiciones dadas por cada uno de ellos.

Para efectos de control, la Dirección de Secretaria General o la Jefatura de Documentación y Archivo, es responsable de recibir y distribuir los documentos oficiales externos a las respectivas áreas de la SENAE, siendo estas últimas, las responsables de darle el trámite correspondiente, para lo cual los jefes directos respectivos deben otorgar las pautas, lineamientos o sentido de respuesta pertinentes. En el caso de documentación directa a las áreas operativas, el servidor público aduanero de recepción documental es el responsable de dirigir el trámite al área o departamento correspondiente.

Toda documentación oficial generada en las Coordinaciones Generales, Direcciones y Jefaturas, para la firma de la Gerencia General, que sean respuesta de algún trámite solicitado por un usuario externo, que haya ingresado por la Dirección de Secretaría General debe ser remitido con copia a ésta, para proceder a archivarla con su antecedente.

Para solicitar copias de la Documentación que reposa en los archivos de la Corporación Aduanera Ecuatoriana, referirse al documento vigente: “INSTRUCTIVO PARA LA ENTREGA DE INFORMACIÓN Y NOTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS QUE REPOSAN EN LA CORPORACIÓN ADUANERA ECUATORIANA”.


4.3 Remisión de Documentos para Externos

Al expedir un documento suscrito por el Gerente General, éste se deberá registrar en la Dirección de Secretaria General (detalle fecha y numero); en el caso de los distritos debe llevarse de la misma forma, es decir todo documento firmado por los Gerentes Distritales deben ser registrados numerados y fechados en la Dirección de Secretaría General o en la Jefatura de Documentación y Archivo según corresponda, y su posterior archivo será de la siguiente manera:

o Un ejemplar del documento con sus anexos y respectivas constancias de notificaciones debe archivarse de acuerdo a la Serie Documental a la que pertenece, entiéndase por Serie documental a la recopilación de documentos que obedecen a un mismo asunto.
o Otro ejemplar (sin anexos) debe reposar en un archivo auxiliar numérico que consiste en mantener los documentos en secuencia numérica y por tipo de documento (oficios, providencias, resoluciones, circulares, etc.).

En el caso de documentos oficiales de las Coordinaciones Generales, estos podrán ser remitidos hacia sus destinos luego de haber sido firmados, registrados, numerados y fechados por la asistente de secretaría encargada en cada Coordinación. El archivo de cada Coordinación constará de un ejemplar del documento con sus anexos y respectivas constancias de notificaciones, que deberán reposar de forma consecutiva.

Los documentos expedidos pueden ser suscritos por el Gerente General, Coordinaciones Generales, Gerentes Distritales en cuanto sea de su competencia.


4.4 Archivo Central

La utilización del archivo central o general esta destinada tanto para los documentos oficiales externos como internos de la CAE, cada Distrito debe contar con un archivo Central el cual estará bajo la responsabilidad de las Direcciones de Secretaría Generales (Guayaquil y Quito) o de las Jefatura de Documentación y Archivo en los demás Distritos, quiénes designarán un custodio de los mismos.

La función del archivo general es mantener la información oficial de las áreas de la organización durante el tiempo establecido por las normas y reglamentos de la CAE, con el fin de servir como medio de consulta en el caso que se requiera.

El Gerente o Jefe de área envía el archivo general de documentos pasivos, los documentos debidamente clasificados e identificados con acta de entrega- recepción.
Todo lo relacionado con el archivo de la documentación tanto en los archivos sectoriales como Centrales debe estar de acuerdo al procedimiento establecido en el Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos, expedido mediante Resolución CNA 001-2005, por el Consejo Nacional de Archivos.


4.5 Disposiciones Finales


Las Direcciones de Secretaría General, y Jefaturas de Documentación y archivo son responsables de solicitar los cambios que fueren necesarios para su actualización y su difusión.

La Dirección de Secretaría General de la Gerencia General, es responsable de realizar los cambios solicitados.
Cuando un oficio este dirigido a dos o más áreas, y estas estén de acuerdo se procurará la elaboración en conjunto entre las áreas de un solo oficio respuesta.

Para conocer el formato y nomenclatura autorizados en la elaboración de oficios favor remitirse a los documentos vigentes: INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACION DE OFICIOS DE LA CORPORACION ADUANERA ECUATORIANA e INSTRUCTIVO PARA LA CODIFICACION DE DOCUMENTACION

El presente manual para su cambio se regirá al procedimiento para Elaboración de Documentos del Sistema de Gestión Aduanera AGA- PR-001 y reemplaza al Instructivo de documentación oficial de la C.A.E. de fecha 10 de mayo del 2005, y queda derogado todo lo que se contrapone a éste manual que conste en la Resolución 806 del 23 de diciembre de 2003 de la CORPORACION ADUANERA ECUATORIANA.

5. PROCEDIMIENTO GENERAL

Nota: En el caso de elaborar documentación que no sea respuesta a algún trámite, el procedimiento comienza en el paso 4 de lo descrito a continuación.
Para los trámites documentales operativos en los Distritos Aduaneros, se considera al Receptor Documental Operativo como servidor que recibe la documentación externa y quien además tendrá las funciones que describe el procedimiento a continuación según sea necesario.


Servidor Público Aduanero de Secretaría/Receptor Documental Operativo

1) Recepta Documentación.
2) Ingresa Información de trámite al SIA (Sistema Interno Aduanero) y genera Hoja de Trámite.
3) Deriva Trámite al área correspondiente.

Servidor Público Aduanero encargado de Elaborar Respuesta/Comunicado

4) Analiza alcance de respuesta o comunicación.
5)Elabora respuesta/comuncado, respetando el formato indicado en el "Instructivo para la elaboración de oficios de la Corporación Adunera Ecuatoriana" vigente.
6) Recoge vistos buenos de su competencia.

Servidor Público Aduanero de Secretaría

7) Canaliza vistos buenos de su competencia

Servidor Público Aduanero responsable de suscribir documento

8) Firma documento

Servidor Público Aduanero de Secretaría/Receptor Documental Operativo

9) Asigna numeración completa y fechado
10) Si el documento es respuesta a alguna hoja de trámite, continúa al paso 11; caso contrario le genera una Hoja de trámite en el SIA
11) Coordina envío del oficio al destinatario y registra información en el SIA.

Servidor Público Aduanero Responsable de elaborar la respuesta/comunicación

12) Ingresa Información de Tramite al SIA

Servidor Público Aduanero de Secretaría/Receptor Documental Operativo

13) Archiva copias del oficio

6. FLUJOGRAMA



7. INDICADORES
Para el proceso detallado, se han definido los siguientes Indicadores de Gestión, los cuales son responsabilidad de la Dirección de Secretaría General. Cabe recalcar que estos indicadores servirán para la evaluación y control del proceso descrito en este manual, no para la evaluación de personal, ya que esto último se adhiere a los lineamientos de evaluación de servidores públicos normados por la SENRES.

  1. (l)
Nombre Indicador (m)
Parámetros de Medición (n)
Resultado deseable (ñ)
Instrumento o técnica de recolección (o)
Periodicidad (p)
1
Tiempo del Proceso
Tiempo transcurrido entre Ingreso y despacho del documento
7 días laborables promedio
SIA
Mensual o cuando se requiera para evaluar el proceso.
2
Cantidad de Oficios Atendidos
Oficios atendidos/Oficios recibidos
0,80 - 1
SIA
Mensual o cuando se requiera para evaluar el proceso.